Datenschutzerklärung

Stand: 24. Oktober 2026

Hier erklären wir, welche personenbezogenen Daten bei Plainunit verarbeitet werden — auf der Website, im Konto, bei der Bezahlung und bei der Nutzung unserer Software.

Verantwortlicher und Kontakt

1. Website und Hosting

Für den öffentlichen Betrieb auf plainunit.com ist STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, als Hostinganbieter vorgesehen. Bei Seitenaufrufen fallen insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, technische Browser- und Betriebssystemangaben sowie gegebenenfalls die verweisende Seite an. Diese Daten dienen der Auslieferung, Fehleranalyse und Absicherung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren und funktionsfähigen Webangebot.

STRATO gibt für die Erkennung und Abwehr von Angriffen eine Speicherung vollständiger IP-Adressen von höchstens sieben Tagen an. Hosting-Zugriffsprotokolle mit anonymisierten IP-Adressen sind nach Angaben von STRATO bis zu sechs Wochen verfügbar. Daraus erstellte, nicht personenbezogene Statistiken können länger bestehen. Auftragsverarbeitung richtet sich nach der Vereinbarung mit STRATO. Weitere Informationen: STRATO Datenschutz.

2. Anmeldung und Konto

Für das Plainunit-Konto verwenden wir Supabase Auth von Supabase Pte. Ltd. Verarbeitet werden deine E-Mail-Adresse, eine interne Kontokennung, die gewählte Sprache für Kontonachrichten, Anmelde- und Sitzungsdaten sowie technisch notwendige Sicherheitsprotokolle. Die Datenbankregion unseres Projekts liegt in Irland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für Einrichtung und Nutzung des Kontos; Sicherheits- und Missbrauchsschutz beruhen zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Die Anmeldung erfolgt ohne dauerhaftes Passwort mittels Einmalcode per E-Mail. Der Code ist zehn Minuten gültig. Diese Gültigkeitsdauer bedeutet nicht, dass alle Versand- und Sicherheitsprotokolle nach zehn Minuten gelöscht werden. Im Browser werden zur Aufrechterhaltung deiner Sitzung erforderliche Anmeldedaten im Sitzungsspeicher gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Kontozugangs; für unbedingt erforderlichen Gerätezugriff gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Für die Kontoführung werden deine Rechnungsdateien nicht automatisch zu Supabase hochgeladen. Die europäische Datenbankregion schließt einen Zugriff durch internationale Dienstleister für Betrieb oder Support nicht vollständig aus. Einzelheiten zu Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmern und Übermittlungsschutz: Supabase Datenschutzvereinbarung und Datenstandorte und Übermittlungen.

3. Kontonachrichten und E-Mail

Anmeldecodes und notwendige Kontonachrichten werden über unser STRATO-Postfach anmeldung@plainunit.com verschickt. Dabei werden Empfängeradresse, Nachrichteninhalt und technische Zustelldaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, für notwendige Sicherheitsnachrichten ergänzend Buchst. f. Für einen aktivierten Testzugang ist eine sachliche Erinnerung drei Tage vor dessen Ende vorgesehen. Daraus entsteht keine Newsletteranmeldung.

4. Zahlungen und Abonnements

Für Checkout und Abonnementverwaltung nutzen wir Stripe. An Stripe werden die für die Zahlung notwendigen Angaben übermittelt, insbesondere Kontaktdaten, gegebenenfalls Name und Rechnungsanschrift, bestelltes Produkt, Preis, Währung und steuerliche Informationen. Zahlungsinformationen gibst du direkt auf der Zahlungsseite ein. Vollständige Kartennummern und Kartenprüfnummern werden nicht auf unserem Server gespeichert.

Wir erhalten Zahlungs- und Abonnementstatus sowie Kunden-, Rechnungs- und Abonnementkennungen und speichern die für Zugang, Abrechnung und Buchhaltung erforderlichen Angaben. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO; Sicherheits- und Betrugsabwehr können auf Buchst. f beruhen. Stripe verarbeitet Daten je nach Aufgabe als Dienstleister und für eigene gesetzliche Pflichten sowie bestimmte Sicherheitszwecke in eigener Verantwortlichkeit. Bei Auswahl zusätzlicher Zahlungsmethoden gelten auch die Informationen des jeweiligen Zahlungsanbieters. Informationen zu Empfängern, internationalen Übermittlungen und Schutzmaßnahmen findest du in der Datenschutzerklärung von Stripe.

5. Lizenz und Testzugang

Bei Nutzung kontobasierter Lizenzfunktionen werden Kontokennung, Produkt, Testbeginn, Ablaufdatum und bezahlter Nutzungszeitraum verarbeitet, um die Nutzungsberechtigung zu prüfen. Zur Zuordnung einer Installation ist eine zufällig erzeugte Installationskennung vorgesehen; Rechnungsinhalte werden für diese Prüfung nicht benötigt. Technische Verbindungsdaten können für die sichere Bearbeitung der Anfrage anfallen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO.

Die Lizenzprüfung ist eine technische Prüfung der vereinbarten Berechtigung. Wenn ein Zugang aus deiner Sicht zu Unrecht abgelehnt wird, kontaktiere uns für eine Überprüfung. Kontobasierte Funktionen werden jeweils in der zugehörigen Softwareversion bereitgestellt; diese Erklärung behauptet keine Verfügbarkeit in älteren Versionen.

6. Lokale Verarbeitung in finfolder

Belege, Kontoauszüge, erkannte Rechnungsangaben und Archive werden nach dem vorgesehenen lokalen Verarbeitungskonzept auf deinem Gerät beziehungsweise im von dir gewählten Speicherort verarbeitet. Die lokale Texterkennung benötigt keine automatische Übermittlung dieser Dokumente an Plainunit oder einen Cloud-OCR-Dienst. Zugangsdaten und Verbindungstoken werden, soweit in der jeweiligen Version unterstützt, im geschützten Schlüsselbund des Betriebssystems abgelegt.

Bei einer direkten Verbindung zu deinem E-Mail-Anbieter werden Nachrichten und Anhänge über dessen Schnittstellen abgerufen. Dazu können abhängig von der Version Google, Microsoft oder ein von dir gewählter IMAP-Anbieter gehören. Eine lesende Berechtigung kann technisch Zugriff auf das gesamte freigegebene Postfach erlauben; sie ist nicht automatisch auf Rechnungen beschränkt. Der Anbieter sieht Verbindungsanfragen und verarbeitet Daten nach seinen eigenen Bedingungen.

Links zu Belegen können den jeweiligen Dokumentanbieter kontaktieren. Wenn du einen über einen Cloudanbieter synchronisierten Archivordner auswählst, kann dieser Anbieter die dort abgelegten Dateien synchronisieren. Exporte werden lokal erzeugt; bei einer vorbereiteten E-Mail entscheidest du in deinem E-Mail-Programm über den Versand. Das Entfernen einer Verbindung in der App löscht nicht automatisch bereits importierte Dokumente oder eine beim E-Mail-Anbieter erteilte Freigabe. Diese kannst du zusätzlich beim Anbieter widerrufen.

7. Kontakt und Support

Wenn du uns schreibst oder anrufst, verarbeiten wir deine Kontaktangaben, den Inhalt deiner Anfrage und erforderliche Vorgangsdaten. Je nach Anlass erfolgt dies zur Vertragsanbahnung oder Vertragsbearbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung sonstiger Anfragen nach Buchst. f. E-Mails werden in unserem STRATO-Postfach verarbeitet. Ein E-Mail-Link öffnet lediglich dein E-Mail-Programm.

Bitte übermittle nur notwendige Unterlagen und keine Passwörter oder Einmalcodes. Wenn du uns im Support Dokumente sendest, erhalten wir die darin enthaltenen Daten und verarbeiten sie zur Bearbeitung der konkreten Anfrage. Ein genereller Zugriff auf dein lokales Archiv entsteht dadurch nicht.

8. Empfänger und internationale Verarbeitung

Personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Dienstleister, die sie für die genannten Aufgaben benötigen. Dazu gehören Hosting- und E-Mail-Dienstleister, Kontodienste, Zahlungsanbieter und gegebenenfalls zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten Steuerberatung und Behörden. Auftragsverarbeiter werden nach Art. 28 DSGVO eingebunden. Wo ein Anbieter eigenständig verantwortlich ist, gelten zusätzlich dessen Informationen.

Bei einer Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten. Je nach Empfänger kommen Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln mit erforderlichen ergänzenden Maßnahmen, zum Einsatz. Informationen zu den einschlägigen Garantien kannst du bei uns anfordern. Eine europäische Serverregion allein ersetzt diese Prüfung nicht.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Kontodaten werden für die Dauer des Kontos und erforderlicher Vertragsabwicklung verarbeitet. Nach einer berechtigten Löschanfrage werden nicht mehr benötigte Daten gelöscht; gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungsdaten werden getrennt für die vorgeschriebene Dauer vorgehalten.

Für Buchungsbelege gelten grundsätzlich acht Jahre und für aufbewahrungspflichtige Geschäftskorrespondenz grundsätzlich sechs Jahre; für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen gelten zehn Jahre. Die Frist beginnt regelmäßig mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen und die erforderliche Sicherung konkreter Rechtsansprüche können einer früheren Löschung entgegenstehen. Nicht alle Kontodaten unterliegen dadurch pauschal einer achtjährigen Speicherung.

Supportanfragen werden gelöscht, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen oder konkret erforderlichen Nachweiszwecke entgegenstehen. Sicherheits- und technische Protokolle werden zweckgebunden und zeitlich begrenzt vorgehalten. Lokale Archive auf deinem Gerät verwaltest und löschst du selbst; eine Kontolöschung löscht diese Dateien nicht automatisch.

10. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese für die Zukunft widerrufen; die vorherige Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Widerspruch: Du kannst einer auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruhenden Verarbeitung aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen. Für Direktwerbung gilt ein jederzeitiges Widerspruchsrecht. Zur Bearbeitung deiner Rechte können wir einen angemessenen Nachweis deiner Identität benötigen.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere am Ort deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, eine Anlaufstelle.

Bei einer von dir bestätigten Kontolöschung wird ein kostenloser Zugang sofort deaktiviert. Solange die automatische Verlängerung einer kostenpflichtigen Mitgliedschaft eingeschaltet ist, musst du diese zunächst kündigen. Ist sie bereits ausgeschaltet, beginnt die Kontolöschung nach dem bezahlten Nutzungszeitraum. Ab Beginn der Löschung halten wir das Konto für sieben Tage ausschließlich für eine mögliche Wiederherstellung vor. Danach werden die nicht mehr erforderlichen Kontodaten endgültig gelöscht. Gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungsunterlagen werden davon getrennt behandelt. Deine gesetzlichen Datenschutzrechte bleiben unberührt; eine Kontolöschung löscht keine lokal auf deinem Gerät gespeicherten Archive.

11. Erforderliche Angaben, Sicherheit und Änderungen

Für ein Konto benötigen wir deine E-Mail-Adresse. Ohne sie können wir keinen Anmeldecode zustellen. Zahlungs- und Abrechnungsdaten sind erforderlich, soweit du ein kostenpflichtiges Angebot bestellst oder gesetzliche Vorgaben dies verlangen. Darüber hinausgehende Angaben sind freiwillig, sofern nicht ausdrücklich anders erläutert.

Wir verwenden technische und organisatorische Schutzmaßnahmen entsprechend den Risiken, insbesondere verschlüsselte Verbindungen und beschränkte Zugriffsrechte. Eine absolute Sicherheit lässt sich nicht garantieren. Die von uns erstellten Marketingseiten verwenden derzeit keine eingebundenen Werbetracker oder extern geladenen Schriftarten. Zahlungsseiten und Dienste anderer Anbieter können eigene technisch erforderliche Speichermechanismen verwenden. Optionale, einwilligungspflichtige Technologien würden wir erst nach entsprechender Information und Einwilligung einsetzen.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Verarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern. Über wesentliche Änderungen informieren wir in geeigneter Weise.

Cookies und ähnliche Technologien

Wir nutzen Session Storage und Local Storage für die nachfolgend beschriebenen Funktionen. Die Regeln für den Zugriff auf dein Gerät gelten auch für diese Speicherformen, nicht nur für Cookies.

• Anmeldung: Notwendige Sitzungsdaten werden im Session Storage der aktuellen Browser-Registerkarte gespeichert. Sie halten deinen angeforderten Kontozugang aufrecht. Sie werden beim Abmelden entfernt und bleiben in der Regel bis zum Schließen der Registerkarte verfügbar; eine Sitzungswiederherstellung durch den Browser kann die Aufbewahrung verlängern.
• Sprachauswahl: Wenn du DE oder EN auswählst, merken wir uns diese nicht identifizierende Einstellung im Local Storage unter plainunit.language. Sie bleibt bis zur Änderung deiner Auswahl oder zum Löschen der Browserdaten gespeichert.
• Datenschutzhinweis: Nach einem Klick auf „Verstanden“ speichern wir unter plainunit.privacy-notice lediglich die bestätigte Hinweisversion im Local Storage. So wird derselbe Hinweis nicht auf jeder Seite erneut angezeigt. Dieser Eintrag bleibt bis zum Löschen der Browserdaten bestehen; bei einer neuen Hinweisversion kann die Anzeige erneut erfolgen. Der Klick ist keine Einwilligung in Werbung oder optionales Tracking.

Für die unbedingt erforderliche Bereitstellung des ausdrücklich angeforderten Kontozugangs und der gewählten Einstellungen gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die im jeweiligen Abschnitt genannten Rechtsgrundlagen der DSGVO.

Stripe-Zahlungsseiten: Wenn du eine angebotene Zahlung oder Abonnementverwaltung aufrufst, wirst du auf eine separat gehostete Stripe-Seite weitergeleitet. Auf unseren Informationsseiten laden wir hierfür weder Stripe.js noch einen eingebetteten Checkout. Auf den Stripe-Seiten können Cookies und ähnliche Technologien insbesondere für die Zahlungsdurchführung, Authentifizierung, Sicherheit und Betrugsabwehr eingesetzt werden. Welche Technologien, Laufzeiten und gegebenenfalls zusätzlichen Funktionen zum Einsatz kommen, hängt von der Zahlungsart und den dort gewählten Einstellungen ab. Informationen und gegebenenfalls erforderliche Auswahlmöglichkeiten findest du auf der jeweiligen Stripe-Seite und im Stripe Privacy Center.

Du kannst die Browser-Speicher über die Einstellungen deines Browsers löschen oder einschränken. Dabei können dein Anmeldestatus und die gespeicherte Sprachauswahl verloren gehen. Falls wir künftig einwilligungspflichtige Analyse-, Werbe- oder andere optionale Technologien auf unserer Website einsetzen, aktivieren wir diese erst nach einer entsprechenden Einwilligung.

12. Verantwortlicher und Kontakt

E-Mail: info@plainunit.com
Telefon: +49 176 45225000

Für Datenschutzanfragen verwende bitte info@plainunit.com. Diese Erklärung betrifft die Verarbeitung, für die wir verantwortlich sind. Wenn du mit unserer Software Daten deiner Kunden oder Mitarbeiter verarbeitest, bleibst du für deine eigenen Verarbeitungsvorgänge verantwortlich.

Drucken / als PDF sichern